Daher wird die Drittlizenzierungs-Vereinbarung von einigen Handelshäusern (z.B. Baumärkten) bei Lieferanten von Eigenmarken des Handels und Produkten aus dem Ausland eingefordert, wobei sich diese lediglich auf die Erfüllung der Verpflichtungen aus § 7 Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz (VerpackDG), also auf die Beteiligung von systembeteiligungspflichtigen Verpackungen an einem oder mehreren dualen Systemen, bezieht. Nicht Gegenstand der Vereinbarung sind hingegen die Pflichten nach § 6 VerpackDG (Registrierung), § 9 VerpackDG (Datenmeldung) sowie § 10 VerpackDG (Vollständigkeitserklärung).
Diese Abgrenzung entspricht den gesetzlichen Vorgaben.
Unabhängig davon verbleibt die rechtliche Gesamtverantwortung für die Erfüllung der Verpflichtungen nach dem Verpackungsgesetz beim Hersteller beziehungsweise dem verpflichteten Unternehmen (in diesem Fall beim Händler). Dies gilt insbesondere für die Richtigkeit der gegenüber der Zentralen Stelle Verpackungsregister gemeldeten Mengen. Die durch Lieferanten ermittelten und an Systeme gemeldeten Verpackungsmengen müssen daher vom verpflichteten Unternehmen in die eigene Datenmeldung übernommen und im Rahmen der Vollständigkeitserklärung nachvollziehbar dokumentiert werden.
In der praktischen Umsetzung ergeben sich dabei jedoch verschiedene Herausforderungen. So ist sicherzustellen, dass die von den Lieferanten bereitgestellten Daten vollständig, belastbar und für die Erstellung einer gegebenenfalls erforderlichen Vollständigkeitserklärung geeignet sind. Darüber hinaus sollte das vorgesehene Verfahren frühzeitig mit den beteiligten Systembetreibern und internationalen Betreibern von Registrierungsplattformen (z.B. take-e-way GmbH) abgestimmt werden, da diese organisatorisch und technisch in der Lage sein müssen, entsprechende Mengenmeldungen von Lieferanten rechtskonform und fristgerecht zu verarbeiten.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die zeitliche Abfolge der Mengenmeldungen. Nach den bekannten Vereinbarungen sollen die Lieferanten die relevanten Mengen zum 15. März eines Jahres bereitstellen. Gleichzeitig sehen die Verträge mit den Systembetreibern häufig Fristen bis zum 31. März für die Abgabe der Jahresmengen des Vorjahres vor. Werden diese Fristen nicht eingehalten, können zusätzliche Kosten oder Vertragsstrafen entstehen. Zwar soll nach der Vereinbarung der Lieferant für entsprechende Versäumnisse haften, dennoch besteht hier erhebliches Konfliktpotenzial.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt betrifft die Ermittlung der Verpackungsmengen. Die von den Lieferanten gemeldeten Mengen basieren in der Regel auf den Warenbewegungen beim Verlassen des Lieferantenlagers. Die für das Verpackungsgesetz maßgeblichen Mengen ergeben sich jedoch aus den tatsächlichen Inverkehrbringungsmengen des verpflichteten Unternehmens, also aus den Warenmengen, die dessen Lager oder Märkte verlassen haben. Dadurch können regelmäßig Abweichungen zwischen den Lieferantenmeldungen und den tatsächlich meldepflichtigen Mengen entstehen. Diese Differenzen müssten im Nachgang aufwendig abgestimmt und gegebenenfalls gegenüber mehreren Systembetreibern korrigiert werden. Bei internationalen Warenströmen können sich daraus zusätzlich Auswirkungen auf Lieferungen in andere Länder ergeben.
Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, die Anforderungen an die Datenerhebung und Dokumentation frühzeitig mit dem zuständigen Sachverständigen, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater abzustimmen und entsprechende Verpflichtungen vertraglich gegenüber den Lieferanten festzulegen. Zu berücksichtigen ist zudem, dass die tatsächlichen Jahresmengen möglicherweise erst Mitte März vorliegen, während die Frist zur Abgabe der Vollständigkeitserklärung bereits am 15. Mai endet. Bei Rückfragen, Korrekturen oder Unstimmigkeiten kann dieser Zeitraum knapp werden und zu einem erhöhten Prüfungsaufwand führen.
Sollte das beschriebene Modell umgesetzt werden, erscheint es sinnvoll, zusätzlich unterjährige Mengenmeldungen von den Lieferanten einzufordern. Regelmäßige Zwischenstände sowie unabhängige Prüfungen oder Validierungen der gemeldeten Daten können dazu beitragen, spätere Korrekturen zu minimieren und die Qualität der Datenbasis zu erhöhen. Dies gilt insbesondere für Lieferanten mit stark schwankenden Mengen oder bei Geschäftsbeziehungen, bei denen ein erhöhtes Risiko für spätere Abstimmungsprobleme besteht.
Darüber hinaus sollten auch die finanziellen Auswirkungen berücksichtigt werden. Werden Lizenzentgelte bereits auf die eingehenden Warenmengen entrichtet, während die entsprechenden Verkaufserlöse erst später realisiert werden, kann dies die Liquidität des verpflichteten Unternehmens belasten. Auch dieser Aspekt sollte bei der Bewertung eines solchen Modells berücksichtigt werden.
Insgesamt ist die vorgesehene Vereinbarung zwar grundsätzlich rechtlich zulässig. Ob sie jedoch im konkreten Fall den gewünschten organisatorischen und wirtschaftlichen Nutzen bringt, sollte im Rahmen einer unternehmensinternen Abstimmung sorgfältig geprüft werden. Insbesondere die Risiken hinsichtlich Datenqualität, Fristenmanagement, Abstimmungsaufwand und Liquiditätsbelastung sprechen dafür, die Vor- und Nachteile umfassend zu bewerten, bevor eine entsprechende Regelung umgesetzt wird.
Zur Unterstützung der erforderlichen Datenvalidierung und Vorbereitung der Vollständigkeitserklärung können ergänzende Dienstleistungen wie Verpackungsverwiegungen, Nachverwiegungen, Materialkategorisierungen oder die Vorbereitung von Mengenstromnachweisen sinnvoll sein. Diese Dienstleistungen bietet z.B. die take-e-way GmbH an. Ohne entsprechende Vorarbeiten erscheint der zeitliche Rahmen des ersten Quartals des Folgejahres für eine belastbare Datenermittlung und Prüfung oftmals sehr knapp bemessen.
take-e-way hilft Ihnen gerne bei der Entscheidung, ob die Drittbeauftragung der Systembeteiligungspflicht in Ihrem individuellen Fall ratsam ist und bietet Ihnen gerne entsprechende Lösungen an, sofern Sie von der Drittlizenzierungs-Vereinbarung Gebrauch machen wollen.
